Problemas de flujo de caja en las pymes y cómo resolverlos

Así como un buen flujo de caja mantiene a flote una empresa, un flujo de caja deficiente puede hundirla.

Un buen flujo de caja es uno de los aspectos más importantes para construir un negocio saludable. A menudo se demuestra que los problemas de flujo de caja son un factor importante en el fracaso de las pequeñas empresas. No se puede negar que es importante, por lo que los planes para su flujo de efectivo no deberían ser una ocurrencia tardía.

Es importante evitar y solucionar los problemas de flujo de efectivo cuando comienza su negocio; comenzar con el pie izquierdo puede ser difícil de recuperar. Pero incluso si ha estado en el negocio por un tiempo, es importante que también controle su posición de flujo de caja con regularidad y el rumbo correcto para evitar cualquier problema que pueda surgir.

¿Qué problemas ven las empresas a menudo? Veamos diez problemas de flujo de efectivo y cómo las pequeñas empresas pueden trabajar para resolverlos.

1. Subestimar los costos iniciales:

Si recién está comenzando un negocio, es necesario contar con un presupuesto realista para ayudarlo a evitar problemas de flujo de efectivo desde el principio. Las estimaciones poco realistas y la falta de una reserva de efectivo le ayudarán a empezar con el pie izquierdo. Piense en lo difícil que sería quedarse sin dinero incluso antes de tener la oportunidad de abrir sus puertas.

2. Esperar rentabilidad demasiado rápido:

Cuando abra las puertas de su negocio, probablemente tenga la esperanza de que los clientes hagan fila para comprarle. Pero puede que ese no sea el caso de su empresa. Según varias encuestas llevadas a cabo en el sector pyme, el 68% alcanzó la rentabilidad en el primer año y el 84% de las pequeñas empresas alcanzan la rentabilidad dentro de los primeros cuatro años de su negocio. Puede llevar tiempo construir un negocio rentable y casi un tercio de las empresas no alcanzarán ese hito en el primer año.

Si no está preparado para esto, eso puede crear problemas de flujo de efectivo al principio de su negocio. Establecer un marco de tiempo realista para la rentabilidad y tener suficiente efectivo para retenerlo hasta entonces puede ayudarlo a evitar preocuparse por su flujo de efectivo.

3. No crear un presupuesto de flujo de caja:

Un presupuesto de flujo de efectivo es una estimación del efectivo que espera recibir y del flujo de efectivo que espera pagar durante un período de tiempo. Esto también se puede llamar pronóstico de flujo de efectivo. Si desea crear un presupuesto de flujo de efectivo para los próximos 30 días, proyecte cuánto efectivo espera recibir y gastar en los próximos 30 días.

Este presupuesto puede ser más útil que un presupuesto estándar en el funcionamiento diario de su negocio porque le ayudará a controlar su posición de caja en cualquier momento.

¿Tendrá suficiente para pagar sus facturas? ¿Cuándo espera que ingrese la mayor parte de sus cuentas por cobrar pendientes? Un presupuesto de flujo de efectivo puede ayudarlo a responder esas preguntas y abordar los problemas antes de que se conviertan en grandes problemas.

Un presupuesto de flujo de efectivo también es un gran recurso para ayudarlo a tomar decisiones importantes, como cuándo realizar un gasto de capital o si debe recortar un gasto o no.

4. Olvidarse de los altos gastos generales:

Si constantemente se queda corto cuando se trata de efectivo, puede ser el momento de analizar detenidamente sus gastos. Los gastos pueden salirse de control cuando no está prestando atención. Los altos costos de alquiler, los costosos arrendamientos de automóviles y los viajes pueden afectar sus ganancias rápidamente. Cuando tiene altos costos generales, está librando una batalla cuesta arriba. Tiene que vender más sólo para cubrir sus gastos generales.

La reducción de los gastos generales puede marcar una diferencia a largo plazo en la rentabilidad de su negocio y su flujo de caja. Tenga en cuenta que nunca podrá controlar sus gastos a menos que tenga una visibilidad completa de todos sus gastos. Anote todos sus gastos generales, artículo por artículo, y desde allí, identifique aquellos que realmente necesita y reduzca todo lo demás. Si cree que no hay nada de lo que pueda prescindir, intente cambiar a opciones más económicas. Puede considerar mudarse a un espacio más pequeño con un alquiler más bajo o cambiarse a un proveedor de servicios diferente.

5. Cobrar con demasiada lentitud:

Puede que tenga éxito comercial vendiendo, pero si sus clientes tardan en pagarle, eso puede ponerlo en una situación difícil. Cobrar las cuentas con demasiada lentitud puede sofocar el crecimiento y no darle el dinero que necesita para seguir haciendo avanzar su negocio. Además, los problemas de flujo de efectivo debido a la lentitud en el cobro de cuentas por cobrar pueden dificultar el pago de sus cuentas a tiempo.

Poner en marcha un proceso de cuentas por cobrar y solo otorgar crédito a los clientes que tienen un historial de realizar pagos puntuales, puede ayudarle a posicionarse bien para evitar problemas de flujo de efectivo de las cuentas por cobrar.

Si aún no facilita que los clientes le paguen, es hora de comenzar. Pruebe una solución de facturación en línea, que le facilite el envío de facturas y el pagos en línea. No solo eso, sino que puede enviar automáticamente avisos de facturas vencidas para recordarles a los clientes que espera un pago puntual.

Además, si tiene un cliente al que le cobra la misma cantidad mensualmente, como un anticipo o una suscripción, también puede configurar la facturación automática para cargar automáticamente su tarjeta de crédito mensualmente. Encuentre soluciones que faciliten el pago para que pueda pasar menos tiempo esperando que el efectivo llegue a su cuenta bancaria.

6. Creciendo demasiado rápido:

La mayoría de la gente quiere hacer crecer su negocio, pero a veces crecer demasiado rápido puede causar problemas de flujo de efectivo que pueden dañar el negocio.

Por ejemplo, supongamos que consigue un contrato de un cliente importante que supera las capacidades actuales de su empresa. Para cumplir con esta solicitud, necesita cuatro miembros adicionales del personal para entregar el proyecto a tiempo.

Sin embargo, cuando se trata del día de pago, no tiene el dinero en efectivo para cubrir sus salarios, ya que no ha recibido su primer pago del nuevo cliente. Esto lo pone en una mala posición de flujo de caja.

Para solucionar este tipo de problema, puede acceder a una línea de crédito del banco, como un sobregiro o un préstamo a corto plazo. En muchos casos, esta es una opción viable porque los bancos están más dispuestos a otorgar préstamos a una empresa si pueden ver un borrador de contrato de servicio o una carta de intención.

Una vez que el cliente le paga, puede pagar su deuda. Esto significa que solo tiene que pagar intereses al banco por la cantidad de tiempo que realmente necesita el efectivo.

7. Bajos márgenes de beneficio:

La fijación de precios puede ser un arte, pero aún así comienza con conocer sus números. Su margen de beneficio es una métrica importante que debe conocer al analizar los precios. Su margen de beneficio le dirá cuánto dinero gana su empresa con el dinero que ingresa.

Un margen de beneficio bajo indica que sus costos son demasiado altos, su precio es demasiado bajo o ambos. Sin un margen de beneficio sólido y sostenible, siempre enfrentará problemas de flujo de caja. La revisión de su margen de beneficio y su seguimiento a lo largo del tiempo puede brindarle información sobre los detalles de precios y costos para que pueda ver si debe cambiar algo para ayudarle a mejorar el flujo de efectivo de su negocio.

8. Sobre inversión: 

Puede ser tentador comprar cosas que realmente no necesitamos, especialmente si tenemos efectivo a la mano. Pero gastar dinero en cosas críticas no comerciales solo agotará sus fondos, lo que significa que no tendrá suficiente efectivo para pagar los artículos que realmente importan.

Antes de comprar equipo nuevo o invertir en sistemas de alta gama, decida si realmente es lo que su empresa necesita en ese momento. A menudo, es una buena idea mantener una lista de los imprescindibles y otra lista de los agradables para tener, que pueda revisar con regularidad para que, cuando tenga una buena disponibilidad de efectivo, sepa exactamente en qué necesita gastar dinero para que su negocio siga funcionando.

9. Gastos inesperados:

Los gastos inesperados pueden afectar su flujo de caja. Por lo general, son cosas que no previó y no incluyó en su pronóstico de flujo de efectivo. En resumen, no puede asignar dinero para pagarlos. Algunos de los gastos inesperados más comunes son la pérdida de personal, la avería del equipo y un aumento en la competencia del mercado que requiere que su empresa invierta en nueva tecnología o equipo.

Reduzca los gastos no esenciales. Independientemente de cuán grande o pequeño sea ese recorte, aún habrá espacio en su presupuesto para acomodar esos gastos inesperados. Si tiene una suscripción mensual o anual que ya no usa, cancélela. Si tiene tareas de administración que realiza de manera repetitiva, considere automatizarlas para reducir sus gastos. La idea es eliminar todo lo que no sea necesario para tu negocio para que puedas tener más reservas de efectivo en caso de emergencias.

10. Exceso de inventarios:

Si se encuentra en una posición de flujo de caja negativa y el dinero es escaso, hay un lugar en el que debe buscar de inmediato: su inventario. El inventario excesivo o el exceso de existencias pueden afectar el movimiento de fondos dentro y fuera de su negocio. Cuando almacena demasiados ingredientes o productos intermedios, puede inmovilizar cantidades significativas de dinero y ocupar un costoso espacio de almacenamiento.

Lo que es peor, los productos que permanecen en sus estantes durante demasiado tiempo también pueden correr el riesgo de quedar obsoletos y no se pueden vender, lo que lo hace menos rentable.

Calcule cuántos pedidos minoristas recibirá en una semana o un mes para que pueda almacenar lo suficiente y asegurarse de no producir productos en exceso. Una buena gestión del inventario también es clave. Realice un seguimiento de su stock y revíselo con regularidad para garantizar que siempre esté dentro de su uso. Una forma sencilla de hacerlo es invertir en un sistema de gestión de inventario. Puede parecer un costo adicional, pero los sistemas de administración de inventario pueden ayudarlo a identificar los productos que no se venden y pueden brindarle una previsión de inventario para que pueda evitar quedarse sin existencias o con exceso de existencias. En otras palabras, a veces es necesario gastar dinero para ahorrar dinero.

Espero que esto te haya ayudado. Sin embargo, aún queda mucho por hacer. Si quieres adquirir más clientes, entrar en un nuevo mercado o lanzar un nuevo producto, tal vez te interese contactarme. Puedes hacerlo por medio del formulario de contacto o al e-mail info@rogersalescoach.com

4 comentarios sobre “Problemas de flujo de caja en las pymes y cómo resolverlos

      1. Hola Roger. Compartí tus artículos a través de worldpress y de Linkedin (donde tengo 2500 contactos). La reacción fue buena. Los envié indicando que te pertenecían y que yo sólo los compartía porque me parecieron muy buenos. Saludos

        Me gusta

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